前章では、プロジェクト管理の悩みとTableauダッシュボードを使った解決策の概要を紹介しました。これからの章では、個別の課題とその対処法について、もう少し掘り下げて見ていきます。
本章では、会社が大きくなるにつれてプロジェクト管理がなぜ難しくなるのか、その裏側を探ります。具体的に次の点について考えていきます：
- 組織規模の拡大に伴い、個々のプロジェクトががなぜ管理できなくなるのか
- 表面化される具体的な問題点には、どのようなものがあるか
これらの問いを通じて、どのようにしてTableauダッシュボードで解決するか次章以降で深く掘り下げていきます。
組織の成長に伴う課題
事業の立ち上げ期においては、管理すべきプロジェクト数が限られており、関与するメンバーの規模も比較的小さいものです。この段階では、報告・連絡・相談（いわゆる「報連相」）に十分な時間を割くことが可能であり、問題の早期発見と迅速な対応が実現できていました。
しかしながら、事業規模の拡大に伴い、一人のマネージャーが担当するプロジェクト数が増加すると、各案件の進捗状況の把握や適切なコスト管理が次第に困難になってきます。この状況下では、問題への対応が遅れがちとなり、結果として利益率の低下リスクが高まる傾向にあります。
このような課題に対し、「既存の可視化システムで対応できないのだろうか？」という疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。確かに、近年では多様な SaaS ツールが普及しており、それらを活用すれば問題が解決するように思えるかもしれません。
しかし、実際にはそう簡単ではありません。ここでは、効果的な解決を難しくしている主な要因として、以下の2点について詳しく見ていきたいと思います：
- システムの分散化とデータ統合の難しさ
- 探索的分析を可能にする高度なダッシュボードの必要性
これらの課題について、順を追って掘り下げていきましょう。
状況把握を困難にする要因：システムの分断とデータ統合の課題
多くの企業が直面している課題の一つに、個別プロジェクトの収益を正確に把握することの難しさがあります。この背景には、人件費や外注費のプロジェクト別配分の複雑さがあります。
具体的には以下のような点が挙げられます：
- 給与管理システムの構造：通常、給与は「社員単位」で管理されており、プロジェクト別の管理はされていません。
- 外注費の管理方法：外注費についても、プロジェクト別に管理されていないケースが多く見られます。
- 給与情報の取り扱い：社員の実際の給与は通常非公開であるため、職務グレードに基づく単価で計算する必要があります。
プロジェクトごとの収益性を可視化するためには、これらの異なるシステムからのデータを統合し、プロジェクト単位で集計する必要があります。しかし、多くの企業では各種システムが独立して運用されており、データの統合が十分に行われていないのが現状です。
探索的分析を可能にする高度なダッシュボードの必要性
さらに、効果的なプロジェクト管理を実現するためには、高度な機能を備えたダッシュボードシステムが不可欠です。
この課題に対処するためには、様々な条件下で変動する利益率の中から、通常範囲を逸脱した異常値を示すプロジェクトを迅速に特定できる能力が求められます。しかし、以下の要因により、この特定作業は複雑化します：
- 利益率の基準値が商材や個別条件によって異なること
- プロジェクトの影響範囲が多様であり、利益率の異常値が必ずしも即座の対応を要するプロジェクトのものとは限らないこと
このような状況下では、単純な固定グラフを並べただけのダッシュボードでは不十分です。多忙なマネージャーが問題のあるプロジェクトを早期に発見するためには、より高度な探索的分析が可能なダッシュボードが必要となります。
求められる主な機能は以下の通りです：
- グラフ間の高い連動性と柔軟な絞り込み機能
- 多様なフィルタ設定と複雑な条件指定の可能性
- 目的に応じた多彩なグラフ表現の選択肢
このような高度な機能は、一般的なSaaSに付属する標準的なダッシュボードでは通常提供されておらず、専門のBIダッシュボードシステムが必要となります。しかし、このような専門システムを導入している企業は現状では少数派です。
解決に向けて：データ統合と柔軟な分析ツールの導入
これらの課題を踏まえ、プロジェクトの状況を適切に可視化し、効果的な管理を実現するためには、以下の2つの要素が不可欠となります：
- 統合データ管理システムの構築：売上、人件費、その他の経費データを一元化し、プロジェクト単位で管理可能なシステムを整備すること。
- 高度な分析ツールの導入：柔軟なデータフィルタリングと詳細な分析が可能なBIツールを活用すること。
次章では、これらの要素を実現するツールとしてTableauに焦点を当てます。具体的には、Tableauを用いて以下のプロセスを実現する方法を詳しく解説していきます：
- 収益性の低下したプロジェクトの早期発見
- 問題の根本原因の分析
- 効果的な対策の立案と実施
