製造業に特化した人材派遣事業を主軸とするエヌエス・テック株式会社様。1973年の創業以来、半世紀にわたり日本のものづくり現場を「人」で支え続けています。全国21拠点のネットワークを活かし、自動車、電子部品、食品、住宅などの幅広い製造現場だけではなく、あらゆる人材サービスへの人材派遣を行っています。

　
今回Praztoでは、エヌエス・テック様のTableau導入支援を行いました。手作業で行われていた毎日の集計作業をTableauに自動化し、これにより業務効率化とデータの可視化を実現。経営判断の迅速化にも大きく貢献しています。どのような課題を抱えていたのか、またTableau導入による効果について、採用企画課の伊藤様と水谷様にお話を伺いました。

毎日のExcel作業に費やす膨大な時間と労力

芳賀：Tableau導入前、エヌエス・テック様では全拠点から送られてくる業務報告書をExcelで集計する作業に多大な時間を費やしていたと伺っています。こちらについてお聞かせいただいても宜しいでしょうか。
　

伊藤：最も多い時で30拠点ほどありましたが、それぞれから業務報告書という名前の営業報告が上がってきます。1ファイル6シートの30拠点分を集めて、手動で一つのデータにまとめ、さらにその実績をATSシステムに入力し、Salesforceへ反映していました。
　

水谷：最初は引き継いだ直後で期末から期初にかけての時期でした。入社・退社も多い時期で、8時間ずっとそれに費やし、残業もして社内に展開できるExcel資料を作っていました。事前準備からは2日前くらいから始めていました。

慣れてからも「午前中丸々、その集計作業にかけないとまとまりきらない」状況で、特に業務報告書のExcelファイル自体が長年にわたって情報が追加されていった結果、「同じ内容を違うシートに書かないといけない」「計算式が入っておらず全部手動で直す必要がある」など、複雑な構造になっていました。
　
基本的にこの業務報告書から得られる情報は、入社退社という実績の情報と、今後の入社予定、欠員数など。それを全国に展開するためのデータです。この月の計画に対してどれだけ実績が取れているかの把握や、次の施策に対する判断材料になります。
　

情報の正確性も重要課題でした。入社退社の情報が漏れていると実績にずれが出ますし、内定者情報も実際にはなくなっているのに解除し忘れていると、来ると思って喜んでいたら違ったということになります。全部後手後手に回ってしまっていました。

Tableau Prepの導入で集計作業を完全自動化

芳賀：これらの課題に対応するため、御社はTableau導入を選択されましたが、Tableauを採択された主な理由についてお聞かせいただけますか。
　

伊藤：導入の決め手となったのは、汎用性の高さでした。まだ思い描いていないことも、Tableauを使って、もしかしたらいろんなことが実現できそうな未来が広がっていました。
　
水谷：元々Salesforceを活用しているという点もあり、そことの連携が一番しやすいというイメージもありました。

　
水谷：Tableau導入後、特に大きな効果があったのが集計時間の短縮です。
　
Tableauに切り替えてからは、入力報告のフォーマットもガラッと変えています。同じことを入力させず、最低限の情報だけにして、あとはSalesforceから直接報告し、Tableauに上がっていくように仕組みを変えました。特にグループ会社への報告のタイミングが1時間の猶予しかなく、以前は「55分くらい使っていた」という状況から、30分あれば余裕で間に合うところまで短縮できています。

ダッシュボードの可視化で即時の意思決定が可能に

伊藤：集計時間の短縮だけでなく、データの可視化による意思決定の迅速化にも大きく貢献しています。とにかくぱっと見て一発でわかるのが非常に良いと思います。
　
Tableau Prepを入れることで、ある程度のことは『こうしたい』というものをほぼほぼ実現できています。特に前日差のデータを自動的に出せるようになった点は重要な成果です。

　
水谷：そこが一番大事なところでした。入社者が1名減ると、会社にとって1人分の損失になるため、その変動を自動的に把握できることは非常に有益です。
　
Salesforceだと違うオブジェクトに入っていて紐づけできない場合でも、データソースさえ繋いでしまえば、あとは自由に繋げられるのでデータの柔軟な連携も大きなメリットになっています。

Praztoの支援が実現したスムーズな導入

伊藤：基本的に全部受け止めてもらえたところがあります。わがまま言いたい放題言わせていただきました。
　
水谷：こちらがどう伝えていいかわからないこともありました。Tableauを導入してやりなさいと言われても、そこにたどり着くまでにかなり時間がかかったと思います。開発に入っていただけたことで、見せたい、こういうふうにやりたいというのを実現させるための時間短縮ができたのが一番良かったところです。

　
芳賀：Tableauでの日付集計については多くのお客様をご支援していますので、経験値があります。こういう機能を使うとより効率化できるというような正解がわかるところは確かにありますので、そういったノウハウも今後もぜひアドバイスさせていただきたいと思います。

データドリブンな組織へ。今後のTableau活用展望

芳賀：今後の展望として、エヌエス・テック様ではTableauをさらにどのように活用していく予定でしょうか。

伊藤：入社実績とお金の実績を紐付けることが今できていません。計画との乖離や発生率などをTableauの中で見れるようにしたいです。
　
水谷：Excelで運用しているものはまだまだあります。「年間のスケジュールと予算」の一元管理など、現在は別々のExcelで管理している情報も、集計して見やすくまとめるところは全部Tableauに切り替えて、次の施策の提案に至れるように変えていきたいです。

伊藤：Salesforceに蓄積したものを見るのはTableauでいこうと思っているので、しっかりと活用していこうと思っています。

　
芳賀：エヌエス・テック様のケースは、Tableauによる自動集計の導入が、単なる業務効率化だけでなく、データ活用による意思決定の質向上にもつながった素晴らしい事例だと感じています。「人」を大切にする企業理念のもと、データドリブンな組織へと進化していくエヌエス・テック様の今後の展開を、私たちPraztoとしても引き続きご支援させていただければ幸いです。